Personal- & Office-Manager*in

Berlin

Voll- oder Teilzeit

Festanstellung

3.319 - 3.692 € pro Jahr

Die Position im Überblick

Für unser Administrationsteam, bestehend aus den Bereichen Personal, Finanzen, IT und Office Management, suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n Personal- und Office-Manager*in in Teil- oder Vollzeit (65-100 %). In dieser Rolle übernimmst du eine zentrale Schnittstellenfunktion und sorgst gemeinsam mit deinen Kolleg*innen dafür, dass administrative Prozesse verlässlich funktionieren und gute Rahmenbedingungen für die Arbeit unserer Mitarbeitenden geschaffen werden.

Deine Aufgaben im Bereich Personal

Personaladministration (z.B. Erstellung von Arbeitsverträgen, Zeugnissen und Bescheinigungen)
Vor- und Nachbereitung der Gehaltsabrechnungen
Anwendung und Pflege unserer HR-Software (Personio) und ggf. Einführung neuer Module in Zusammenarbeit mit der Kaufmännischen Leitung
Planung und Durchführung von Recruiting- und On-/Offboarding-Prozessen
Vorbereitende Budgetplanung, -verwaltung und Controlling eines Teilbudgets in Abstimmung mit der Kaufmännischen Leitung
Beratung von Mitarbeitenden in personalbezogenen Angelegenheiten
Mitarbeit im Bereich Personalentwicklung
Erstellung personalbezogener Auswertungen und Reports

Deine Aufgaben im Bereich Office Management

Büroorganisation inkl. Beschaffung und Logistik von Arbeitsmaterialien
Mitarbeit bei der Instandhaltung der Büroräume, Bildschirmarbeitsplätze und Besprechungs-/Veranstaltungsräume der Stiftung
Kommunikation und Abstimmung mit externen Dienstleister*innen, Untermieter*innen und der Hausverwaltung
Mitarbeit bei der Umsetzung und Einhaltung von Arbeitssicherheitsmaßnahmen
Bearbeitung von Postversand, Paketen und Lieferungen

Dein Profil

Erfahrungen in den Bereichen Personalmanagement/-administration, idealerweise in einer Non-Profit-Organisation oder einem vergleichbaren Umfeld
Kenntnisse in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung und im Arbeitsrecht
Erfahrung im Umgang mit personalrelevanten Softwares (z.B. Personio, DATEV) oder schnelle Auffassungsgabe bei der Einarbeitung in digitale Systeme
Kenntnisse und Erfahrung im Office Management oder ausgeprägtes Interesse daran, diesen Bereich aktiv mitzugestalten
Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse (Arbeitssprache der Stiftung ist Englisch)
Sensibilität für unterschiedliche Arbeitsrealitäten und Freude an serviceorientierter Zusammenarbeit

Wir bieten

Eine entwicklungsorientierte Organisation in einem dynamischen und internationalen Arbeitsumfeld in Berlin-Mitte
Möglichkeiten zu mobil-flexiblen Arbeiten
30 Urlaubstage pro Kalenderjahr bei einer 5-Tage-Woche und bis zu 4 weitere arbeitsfreie Tage entsprechend den geltenden Betriebsvereinbarungen
Regelmäßige bezahlte Auszeiten für deine mentale Gesundheit („Wellbeing Hour“)
Die Vergütung richtet sich nach unserem Haustarif und variiert je nach individueller Vorerfahrung. Das voraussichtliche Bruttogehalt für diese Stelle in Vollzeit (38 Std. pro Woche) beträgt zwischen 3.319,25 € und 3.692,14 € pro Monat.

Wir wissen, dass niemand alle Anforderungen zu 100 % erfüllt. Wenn du dich in den meisten Punkten wiederfindest und motiviert bist, dich in neue Bereiche einzuarbeiten, freuen wir uns auf deine Bewerbung.

Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, Herkunft, Religionszugehörigkeit, Behinderung, Alter, sexueller Orientierung und Identität.

Unsere Büroräume und Zugänge sind derzeit nicht komplett barrierefrei. Gerne kommen wir mit dir darüber ins Gespräch, was wir tun können, um noch vorhandene Barrieren abzubauen.

Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Teil- oder Vollzeit (65-100 %) für vorerst ein Jahr zu besetzen. Eine Weiterbeschäftigung wird explizit angestrebt.

Bewerbungen (inkl. Motivationsschreiben, Lebenslauf ohne Foto und weitere relevante Dokumente) nehmen wir gerne entgegen, solange die Position in unserem Jobportal sichtbar ist. Klick dafür einfach unten auf "Auf diese Stelle bewerben".

Interviews werden bei Bedarf auch vor Bewerbungsschluss stattfinden. Wir können Kosten, die im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren entstehen, nicht erstatten.

Bei Fragen kannst du dich gerne unter applications@schwarzkopf-stiftung.de an unser HR-Team wenden.

Über uns

Die überparteiliche Schwarzkopf-Stiftung Junges Europa wurde 1971 von Pauline Schwarzkopf  gegründet. Seit fünf Jahrzehnten verfolgt die Stiftung das Ziel, die gesamteuropäische Verständigung zu fördern, Rechtsextremismus, Antisemitismus und Rassismus zu bekämpfen und das junge Europa zu stärken.

Junge Menschen tragen zum gesellschaftlichen Zusammenhalt bei und spielen eine entscheidende Rolle bei der Gestaltung Europas. Deswegen unterstützen wir sie dabei, ein politisches Bewusstsein und eine Vision für das Europa zu entwickeln, in dem sie leben wollen.

Wir bieten jungen Menschen Möglichkeiten für Begegnungen, für ihre persönliche Entwicklung und für aktive zivilgesellschaftliche Teilhabe. In vielfältigen Projekten setzen wir uns gemeinsam mit ihnen für ein offenes, solidarisches und demokratisches Europa ein und stärken junge und pluralistische Stimmen in ganz Europa und darüber hinaus.