Personal- & Office-Manager*in

Festanstellung, Voll- oder Teilzeit · Berlin

3.319,25 - 3.692,14 € pro Jahr

Die Position im Überblick

Für unser Administrationsteam, bestehend aus den Bereichen Personal, Finanzen, IT und Office Management, suchen wir zum 01.04.2026 eine*n Personal- und Office-Manager*in in Teil- oder Vollzeit (65-100 %). In dieser Rolle übernimmst du eine zentrale Schnittstellenfunktion und sorgst gemeinsam mit deinen Kolleg*innen dafür, dass administrative Prozesse verlässlich funktionieren und gute Rahmenbedingungen für die Arbeit unserer Mitarbeitenden geschaffen werden.

Deine Aufgaben im Bereich Personal

Personaladministration (z.B. Erstellung von Arbeitsverträgen, Zeugnissen und Bescheinigungen)
Vor- und Nachbereitung der Gehaltsabrechnungen
Anwendung und Pflege unserer HR-Software (Personio) und ggf. Einführung neuer Module in Zusammenarbeit mit der Kaufmännischen Leitung
Planung und Durchführung von Recruiting- und On-/Offboarding-Prozessen
Vorbereitende Budgetplanung, -verwaltung und Controlling eines Teilbudgets in Abstimmung mit der Kaufmännischen Leitung
Beratung von Mitarbeitenden in personalbezogenen Angelegenheiten
Mitarbeit im Bereich Personalentwicklung
Erstellung personalbezogener Auswertungen und Reports

Deine Aufgaben im Bereich Office Management

Büroorganisation inkl. Beschaffung und Logistik von Arbeitsmaterialien
Mitarbeit bei der Instandhaltung der Büroräume, Bildschirmarbeitsplätze und Besprechungs-/Veranstaltungsräume der Stiftung
Kommunikation und Abstimmung mit externen Dienstleister*innen, Untermieter*innen und der Hausverwaltung
Mitarbeit bei der Umsetzung und Einhaltung von Arbeitssicherheitsmaßnahmen
Bearbeitung von Postversand, Paketen und Lieferungen

Dein Profil

Erfahrungen in den Bereichen Personalmanagement/-administration, idealerweise in einer Non-Profit-Organisation oder einem vergleichbaren Umfeld
Kenntnisse in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung und im Arbeitsrecht
Erfahrung im Umgang mit personalrelevanten Softwares (z.B. Personio, DATEV) oder schnelle Auffassungsgabe bei der Einarbeitung in digitale Systeme
Kenntnisse und Erfahrung im Office Management oder ausgeprägtes Interesse daran, diesen Bereich aktiv mitzugestalten
Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse (Arbeitssprache der Stiftung ist Englisch)
Sensibilität für unterschiedliche Arbeitsrealitäten und Freude an serviceorientierter Zusammenarbeit

Wir bieten

Eine entwicklungsorientierte Organisation in einem dynamischen und internationalen Arbeitsumfeld in Berlin-Mitte
Möglichkeiten zu mobil-flexiblen Arbeiten
30 Urlaubstage pro Kalenderjahr bei einer 5-Tage-Woche und bis zu 4 weitere arbeitsfreie Tage entsprechend den geltenden Betriebsvereinbarungen
Regelmäßige bezahlte Auszeiten für deine mentale Gesundheit („Wellbeing Hour“)
Die Vergütung richtet sich nach unserem Haustarif und variiert je nach individueller Vorerfahrung. Das voraussichtliche Bruttogehalt für diese Stelle in Vollzeit (38 Std. pro Woche) beträgt zwischen 3.319,25 € und 3.692,14 € pro Monat.

Wir wissen, dass niemand alle Anforderungen zu 100 % erfüllt. Wenn du dich in den meisten Punkten wiederfindest und motiviert bist, dich in neue Bereiche einzuarbeiten, freuen wir uns auf deine Bewerbung.

Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, Herkunft, Religionszugehörigkeit, Behinderung, Alter, sexueller Orientierung und Identität.

Unsere Büroräume und Zugänge sind derzeit nicht komplett barrierefrei. Gerne kommen wir mit dir darüber ins Gespräch, was wir tun können, um noch vorhandene Barrieren abzubauen.

Die Stelle ist ab 01.04.2026 in Teil- oder Vollzeit (65-100 %) für vorerst ein Jahr zu besetzen. Eine Weiterbeschäftigung wird explizit angestrebt.

Bewerbungen (inkl. Motivationsschreiben, Lebenslauf ohne Foto und weitere relevante Dokumente) nehmen wir gerne bis zum 15.02.2026 über unser Online-Portal entgegen. Klick dafür einfach unten auf "Auf diese Stelle bewerben".

Interviews werden bei Bedarf auch vor Bewerbungsschluss stattfinden. Wir können Kosten, die im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren entstehen, nicht erstatten.

Bei Fragen kannst du dich gerne per E-Mail an unser HR-Team wenden.

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Über uns

Die überparteiliche Schwarzkopf-Stiftung Junges Europa wurde 1971 von Pauline Schwarzkopf  gegründet. Seit fünf Jahrzehnten verfolgt die Stiftung das Ziel, die gesamteuropäische Verständigung zu fördern, Rechtsextremismus, Antisemitismus und Rassismus zu bekämpfen und das junge Europa zu stärken.

Junge Menschen tragen zum gesellschaftlichen Zusammenhalt bei und spielen eine entscheidende Rolle bei der Gestaltung Europas. Deswegen unterstützen wir sie dabei, ein politisches Bewusstsein und eine Vision für das Europa zu entwickeln, in dem sie leben wollen.

Wir bieten jungen Menschen Möglichkeiten für Begegnungen, für ihre persönliche Entwicklung und für aktive zivilgesellschaftliche Teilhabe. In vielfältigen Projekten setzen wir uns gemeinsam mit ihnen für ein offenes, solidarisches und demokratisches Europa ein und stärken junge und pluralistische Stimmen in ganz Europa und darüber hinaus.

The role

For our Administration team, covering HR, Finance, IT and Office Management, we are looking to fill the position of Personal & Office Manager (all genders) as of 1 April 2026, either part-time or full-time (65-100%). In this role, you will take on a central interface function and, together with your colleagues, ensure that administrative processes run smoothly and that good working conditions are in place for our staff.

Your responsibilities in Human Resources

HR administration (e.g. drafting employment contracts, references and certificates)
Preparation and follow-up of payroll processes
Application and maintenance of our HR software (Personio) and, where applicable, the introduction of new modules in cooperation with the Commercial Director
Planning and implementation of recruiting as well as on- and offboarding processes
Preparatory budget planning, budget management and controlling of a partial budget in coordination with the Commercial Director
Advising employees on HR-related matters
Contributing to personnel development processes
Preparing HR-related analyses and reports

Your responsibilities in Office Management

Office organisation, including procurement and logistics of work materials
Supporting the maintenance of office spaces, workstations and meeting/event rooms
Communication and coordination with external service providers, subtenants and the property management
Supporting the implementation and compliance with occupational health and safety measures
Handling incoming and outgoing mail, parcels and deliveries

Your profile

Experience in HR administration, ideally within a non-profit organisation or a comparable environment
Knowledge of payroll processes and labour law
Experience with HR-related software (e.g. Personio, DATEV) or the ability to quickly familiarise yourself with digital systems
Experience in office management or a strong interest in actively shaping this area
Very good German and good English skills (English is the Foundation’s working language)
Sensitivity to different working realities and a service-oriented mindset

What we offer

A development-oriented organisation in a dynamic and international working environment in Berlin-Mitte
Flexible and mobile working options
30 days of annual leave based on a 5-day working week, plus up to 4 additional paid days off in line with our works agreements
Regular paid time dedicated to mental health (“Wellbeing Hour”)
Compensation is based on our internal salary scheme and depends on individual professional experience. The expected gross monthly salary for this position in full-time (38 hours per week) ranges between €3,319.25 and €3,692.14.

We know that no one meets all requirements 100%. If you recognise yourself in some of the points above and are motivated to grow into new areas, we very much encourage you to apply.

We value diversity and therefore welcome all applications – regardless of gender, nationality, background, religion or belief, disability, age, sexual orientation or gender identity.

Please note that our office spaces are currently not fully accessible. We are happy to discuss what we can do to reduce existing barriers.

The position is available from 1 April 2026, either part-time or full-time (65-100%), and is initially limited to one year. Continued employment is explicitly intended.

Applications (including a motivation letter, a CV without a photo and any other relevant documents) can be submitted via our online portal until 15 February 2026 by clicking “Apply for this position” below.

Interviews may take place before the application deadline. Unfortunately, we are unable to reimburse any costs incurred during the application process.

If you have any questions, please contact our HR team at jobs@schwarzkopf-stiftung.de.

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About us

Schwarzkopf Foundation Young Europe was founded in 1971 by Pauline Schwarzkopf. The Schwarzkopf Foundation, a non-partisan organisation, strives to empower young people from all backgrounds to be active European citizens who contribute to a pluralistic, democratic society of mutual understanding, solidarity and peaceful collaboration across Europe. With our work to empower young people, we seek to promote a pan-European understanding and combat right-wing extremism, anti-Semitism and racism.

Young people contribute to European cohesion and play a crucial role in shaping pluralistic societies. That is why we create spaces for young people to develop political awareness and visions for the society they want to live in. We offer young people opportunities to meet, exchange knowledge, grow and actively participate.

With a wide range of programmes and projects, we advocate for an open, solidarity-based and democratic Europe, and we aim to strengthen young and pluralistic voices – in Europe and beyond.

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Wir freuen uns auf deine Bewerbung!

Bitte fülle das Bewerbungsformular aus und lade deinen Lebenslauf, ein Motivationsschreiben (max. 1 Seite) sowie ggf. weitere relevante Dokumente hoch (insgesamt max. 20 MB).

Bei Frage wende dich gerne an unser Personalteam unter jobs@schwarzkopf-stiftung.de.

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