Praktikum Office Management & Administration

Praktikum/Werkstudium, Voll- oder Teilzeit · Berlin

Die Position im Überblick

Art: Pflichtpraktikum
Dauer: mindestens 4 Monate (eine längere Dauer ist gerne möglich)
Umfang: 38 Std. pro Woche (Teilzeit nach Absprache möglich)
Start: laufend / nach Vereinbarung

Für unser Administrationsteam, bestehend aus den Bereichen Personal, Finanzen, IT und Office Management, suchen wir fortlaufend eine*n Pflichtpraktikant*in, der*die unser Team im Büroalltag unterstützt und Einblicke in die vielfältigen administrativen Abläufe einer international agierenden Non-Profit-Organisation erhält. Zu den Aufgaben gehören:

Unterstützung in allen Bereichen der Verwaltung einer gemeinnützigen Organisation sowie im täglichen Büroablauf
Unterstützung bei vorbereitenden Tätigkeiten im Finanzbereich (z.B. Belegprüfung)
Unterstützung bei administrativen HR-Prozessen (z.B. Recruiting oder Onboarding)
Organisation von Besprechungen, Terminen und internen Abläufen
Mithilfe bei internen Projekten und organisatorischen Aufgaben
Mitwirkung bei der Instandhaltung der Büroräume, Bildschirmarbeitsplätze und Besprechungs-/Veranstaltungsräume der Stiftung
Bearbeitung von Postversand, Paketen und Lieferungen
Ansprechperson für Mitarbeitende, Gäste und externe Dienstleister*innen
Pflege von Ablagen, Listen und administrativen Prozessen

Dein Profil

Du absolvierst ein Studium, in dessen Rahmen ein Pflichtpraktikum vorgesehen ist
Du arbeitest strukturiert, sorgfältig und zuverlässig
Du hast Interesse an administrativen Abläufen und Organisationsprozessen
Du bringst ausreichende Deutsch- und Englischkenntnisse mit (mindestens auf Konversationsniveau)
Du arbeitest gerne im Team und hast Freude an serviceorientierter Zusammenarbeit

Wir bieten

Umfassende Einblicke in die Arbeit einer internationalen Stiftung
Ein wertschätzendes, kollegiales Team und ein internationales Arbeitsumfeld
Raum, eigene Interessen und Ideen einzubringen
Möglichkeiten zu mobil-flexiblem Arbeiten nach Absprache
2,5 Urlaubstage pro Monat
Eine Praktikumsvergütung von 600 € pro Monat und zusätzlich 50 € Mobilitätszuschuss
Regelmäßige Auszeiten innerhalb der Arbeitszeit für deine mentale Gesundheit („Wellbeing Hour“)

Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, Herkunft, Religionszugehörigkeit, Behinderung, Alter, sexueller Orientierung und Identität.

Unsere Büroräume und Zugänge sind derzeit nicht komplett barrierefrei. Gerne kommen wir mit dir darüber ins Gespräch, was wir tun können, um noch vorhandene Barrieren abzubauen.

Bewerbungen (inkl. Motivationsschreiben, Lebenslauf ohne Foto, Immatrikulationsbescheinigung sowie eines möglichen Einstiegsdatums) nehmen wir gerne über unser Online-Portal entgegen. Klicke dafür einfach unten auf „Auf diese Stelle bewerben“.

Bei Fragen kannst du dich gerne per E-Mail an unser HR-Team wenden.

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Über uns

Die überparteiliche Schwarzkopf-Stiftung Junges Europa wurde 1971 von Pauline Schwarzkopf  gegründet. Seit fünf Jahrzehnten verfolgt die Stiftung das Ziel, die gesamteuropäische Verständigung zu fördern, Rechtsextremismus, Antisemitismus und Rassismus zu bekämpfen und das junge Europa zu stärken.

Junge Menschen tragen zum gesellschaftlichen Zusammenhalt bei und spielen eine entscheidende Rolle bei der Gestaltung Europas. Deswegen unterstützen wir sie dabei, ein politisches Bewusstsein und eine Vision für das Europa zu entwickeln, in dem sie leben wollen.

Wir bieten jungen Menschen Möglichkeiten für Begegnungen, für ihre persönliche Entwicklung und für aktive zivilgesellschaftliche Teilhabe. In vielfältigen Projekten setzen wir uns gemeinsam mit ihnen für ein offenes, solidarisches und demokratisches Europa ein und stärken junge und pluralistische Stimmen in ganz Europa und darüber hinaus.

The role

Type: Mandatory internship
Duration: At least 4 months (a longer duration is very welcome)
Working hours: 38 hours per week (part-time possible by arrangement)
Start: Ongoing

For our Administration Team, covering HR, Finance, IT and Office Management, we are continuously looking for an intern completing a mandatory internship who supports the team in day-to-day office operations and gains insights into the diverse administrative processes of an internationally operating non-profit organisation. Your tasks include:

Supporting all areas of administration within a non-profit organisation and contributing to daily office operations
Assisting with preparatory tasks in the finance department (e.g. invoice and receipt checks)
Supporting administrative HR processes (e.g. recruiting or onboarding)
Organising meetings, appointments and internal processes
Assisting with internal projects and organisational tasks
Supporting the maintenance of office spaces, workstations and meeting/event rooms
Handling incoming and outgoing mail, parcels and deliveries
Acting as a contact person for staff members, guests and external service providers
Maintaining filing systems, lists and administrative processes

Your profile

You are currently enrolled in a degree programme that requires a mandatory internship
You work in a structured, careful and reliable manner
You are interested in administrative workflows and organisational processes
You have sufficient German and English language skills (at least conversational level)
You enjoy working in a team and have a service-oriented mindset

What we offer

Comprehensive insights into the work of an international foundation
A respectful, collegial team and an international working environment
Space to contribute your own ideas and interests
Flexible and mobile working options by arrangement
2.5 days of holiday per month
Internship compensation of 600 € per month, plus an additional 50 € mobility allowance
Regular paid breaks during working hours to support your mental health (Wellbeing Hour)

We value diversity and therefore welcome all applications – regardless of gender, nationality, background, religion or belief, disability, age, sexual orientation or gender identity.

Please note that our office spaces and access points are currently not fully accessible. We are happy to discuss individually what we can do to further reduce existing barriers.

Applications (including a motivation letter, CV without a photo, certificate of enrolment and a possible start date) are welcome via our online portal. Simply click "Apply for this position" below.

If you have any questions, please contact our HR team at jobs@schwarzkopf-stiftung.de.

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About us

Schwarzkopf Foundation Young Europe was founded in 1971 by Pauline Schwarzkopf. The Schwarzkopf Foundation, a non-partisan organisation, strives to empower young people from all backgrounds to be active European citizens who contribute to a pluralistic, democratic society of mutual understanding, solidarity and peaceful collaboration across Europe. With our work to empower young people, we seek to promote a pan-European understanding and combat right-wing extremism, anti-Semitism and racism.

Young people contribute to European cohesion and play a crucial role in shaping pluralistic societies. That is why we create spaces for young people to develop political awareness and visions for the society they want to live in. We offer young people opportunities to meet, exchange knowledge, grow and actively participate.

With a wide range of programmes and projects, we advocate for an open, solidarity-based and democratic Europe, and we aim to strengthen young and pluralistic voices – in Europe and beyond.

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Wir freuen uns auf deine Bewerbung!

Bitte fülle das Bewerbungsformular aus und lade deinen Lebenslauf, ein Motivationsschreiben (max. 1 Seite) sowie ggf. weitere relevante Dokumente hoch (insgesamt max. 20 MB).

Bei Frage wende dich gerne an unser Personalteam unter jobs@schwarzkopf-stiftung.de.

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